Steeds meer ondernemers en werknemers maken gebruik van deelauto’s. Handig, want zo hoef je geen eigen wagenpark te onderhouden en betaal je alleen voor wat je echt gebruikt. Maar hoe verwerk je het gebruik van een Greenwheels-auto op de juiste manier in je administratie voor de Belastingdienst? Dat leggen we hieronder uit.

Op wiens naam staat het Greenwheels-account? Afhankelijk van wie het account heeft, zijn er voor de werkgever twee opties om het gebruik van een Greenwheels-auto administratief te verwerken:

Als een werknemer op het eigen account zelf een Greenwheels-auto reserveert en betaalt, kun je een onbelaste kilometervergoeding van maximaal € 0,23 per kilometer vergoeden voor zakelijke ritten (inclusief woon-werkverkeer). De werknemer declareert dan de gereden kilometers met de Greenwheels-factuur als bewijs van de rit. Het is niet mogelijk de werkelijke kosten te vergoeden, ook niet als die hoger zijn.

Voordeel: Simpele declaratie, werknemer regelt het zelf.

Nadeel: Werknemer moet de kosten eerst voorschieten.

Heeft het bedrijf of de organisatie een zakelijk account bij Greenwheels en mag de werknemer hiermee een deelauto gebruiken? Dan gelden dezelfde regels als bij een leen-, huur- of leaseauto en moet er alleen bijtelling worden berekend aan de werknemer als de rit niet zakelijk is geweest. Hoe werkt dit in de praktijk? Je kunt voor elke rit op de Greenwheels-factuur aantonen dat deze zakelijk is geweest. Dit kan via een interne toestemming voor die specifieke rit of doordat de werknemer in het notitieveld bij de reservering invult waarvoor de zakelijke rit gemaakt wordt (bijv. 'Hallo BV te Rotterdam'). Op deze manier heb je automatisch en zonder extra werk een sluitende kilometeradministratie en geen bijtelling.

Als je voor een (groot) aantal ritten niet kunt aantonen dat ze zakelijk zijn geweest, dan worden deze ritten automatisch gezien als privéritten. Dat kan vooral gebeuren als werknemers op elk gewenst moment en zonder verklaring over de deelauto kunnen beschikken. Voor deze ritten moet dan bijtelling berekend worden aan de betreffende werknemer(s).

Voordelen: Werknemer hoeft niets voor te schieten, duidelijke btw-factuur met ritkosten, zakelijke reis is onbelast voor de Belastingdienst.

Nadeel: de deelauto mag niet gebruikt worden voor privéritten; zakelijke ritten moeten bewijsbaar zijn.

Beide opties werken in de praktijk en kunnen door elkaar heen gebruikt worden. Stem dit af met je boekhouder. Maar welke optie je ook kiest, een duidelijke administratie is belangrijk. De facturen (die je eenvoudig kunt inzien en downloaden via de app) zijn hierbij essentiële bewijsstukken in combinatie met het notitieveld (bij het reserveren) om aan te geven waar de rit voor is, bijvoorbeeld 'Firma van Dijk, kennismaking, Rotterdam'. Maak dit verplicht voor alle gebruikers op het zakelijke account.

Gebruik je Greenwheels zakelijk? Dan kun je de kosten verwerken via een kilometervergoeding of door als werkgever direct te betalen met een eigen Greenwheels Zakelijk-account. Hoe je het ook verwerkt: onze deelauto’s zijn een flexibele en fiscaal voordelige oplossing voor zakelijke mobiliteit, zonder het gedoe van een vaste leaseauto.